La conservazione elettronica sostitutiva dei documenti presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L’applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei, trasformando il patrimonio documentale prodotto su supporto tradizionale in un funzionale archivio digitale; questo processo viene chiamato: dematerializzazione.

Una precisa normativa regola la procedura legale/informatica della conservazione sostitutiva; in particolare, viene prevista una figura di riferimento centrale opportunamente formata, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva e la redazione di un Manuale del Responsabile.

Il servizio offerto da Studio Aquilino prevede quindi la possibilità di conservare elettronicamente e su propri server le dichiarazioni fiscali, i libri contabili, le buste paga, gli f24 delle aziende clienti e fornire su richiesta degli organi ispettivi tali dati su supporto informatico (dvd). E’ previsto, in un secondo momento, l’attivazione della conservazione sostitutiva anche per le fatture, sia emesse che ricevute.

La Conservazione Sostitutiva effettuata da Studio Aquilino GRATUITAMENTE per i propri clienti alleggerisce l’azienda e semplifica l’archiviazione e la ricerca dei dati contabili e fiscali, determina un risparmio economico e fa bene all’ambiente!

Per raggiungere questo obiettivo lo Studio Aquilino ha dovuto rivedere interi processi interni di acquisizione e registrazione dei documenti, dotarsi di particolari software, seguire appositi percorsi formativi. Investendo risorse economiche e non solo, in due anni di studi e ricerche, si è arrivati a trasformare lo studio già adeguatamente strutturato e organizzato, nella realtà tecnologica che è oggi.